Le dossier individuel des agents territoriaux et hospitaliers

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Le dossier individuel permet à l’administration de recenser toutes les informations concernant la situation administrative d’un agent et comprend notamment les documents qui permettent de suivre son évolution professionnelle. En revanche, ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques ne doivent pas y être mentionnées.

Encadré par les dispositions législatives et réglementaires applicables aux agents territoriaux et hospitaliers, le dossier individuel des titulaires comme des contractuels obéit, quel que soit son support à des règles de gestion et d’accès précises.

Contenu du dossier individuel

Le dossier de chaque agent doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité (loi n° 83-634, art. 18). Il s’agit d’une garantie essentielle pour les agents, le fractionnement du dossier rendant plus difficile sa communication. En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes. Parmi les éléments du dossier, figurent par exemple l’état civil du fonctionnaire, son arrêté de titularisation, les actes relatifs à ses évaluations, son avancement, ses éventuelles mutations, ou encore, le cas échéant, les sanctions disciplinaires.

En revanche, les éléments tenant aux opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques des agents ne doivent pas y figurer. Il s’agit de garantir la liberté d’opinion des agents consacrée par la loi du 13 juillet 1983.

Gestion

Sous réserve des sanctions disciplinaires susceptibles d’être effacées ou de la suppression de mentions illégales, l’administration ne peut pas modifier le contenu du dossier individuel d’un agent, même sur sa demande. En outre, en cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent, le dossier reste géré par l’administration d’origine. S’agissant des agents hospitaliers nommés à un emploi dans un autre établissement, leur dossier suit les intéressés (loi n° 86-33, art. 100). Enfin, lorsque l’agent cesse ses fonctions, son dossier doit être archivé.

Accès

En dehors de toute procédure disciplinaire, le fonctionnaire qui en fait la demande a droit à la communication de son dossier, dans les conditions posées par l’article 6 de la loi de 1978 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs (loi n° 83-634, art. 18). Il a le droit de prendre copie des pièces de son dossier et d’en communiquer les éléments à la personne chargée de l’assister (CE, 25 janvier 1995, n° 120726). Le fonctionnaire peut demander la production des originaux.

Par ailleurs, lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée contre lui, l’administration doit communiquer à l’agent l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes (loi n° 83-634, art. 19). Elle doit également l’informer de son droit à communication du dossier. La même obligation s’impose aussi à l’égard des agents contractuels territoriaux (décret n° 88-145, art. 37) et hospitaliers (décret n° 91-155, art. 40).

L’obligation de communication du dossier s’applique en matière disciplinaire, mais aussi de manière plus large, à l’égard de toute décision prise en considération de la personne (CE ass., 26 octobre 1945, Aramu, n° 77726).

Le dossier électronique

Le cas échéant, toutes les précautions doivent être prises pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique. Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l’administration après avis du comité technique.