
5 conseils pour manager vos équipes à distance

Une des conséquences de la crise sanitaire liée covid-19 c’est la mise en œuvre, en urgence, de modalités de travail à distance dans des organisations pas toujours habituées à ce mode de fonctionnement.
Cet article fait partie du dossier:
Coronavirus : les professionnels de la santé et du social répondent présents
voir le sommaireCréez une cellule de crise
La première disposition est de créer une cellule dédiée. Il s’agira d’une équipe restreinte composée de représentants de l’ensemble des périmètres impactés par la crise, avec le renfort de spécialistes ou de personnes ressources. Par exemple pour un CCAS, identifier vos bénéficiaires : enfants, personnes âgées, sans abri et réunissez vos cadres intermédiaires concernés.
Si vous n’avez pas l’habitude de travailler à distance ou ne disposez pas d’outils fournis par votre structure, vous devez recueillir l’ensemble des coordonnées où chaque membre de l’équipe sera toujours joignable et créer des groupes de travail et d’échange en ligne par téléphone (face-time, WhatsAp, Jitsi Meet) ou via un PC (skype, joign.me, Meet). Certains de ces outils gratuits permettent de se réunir en face face ou à plusieurs et de programmer des conférences. Votre équipe de crise doit être connectée, concentrée et garder son sang-froid pour construire des réponses pertinentes.
Gérez les urgences
L’équipe de gestion de crise s’attachera à dresser le plus vite possible l’état des lieux pour gérer le présent et le futur immédiat.
Votre action doit être guidée en priorité par la recherche de réponses aux besoins de vos usagers. Il s’agit d’anticiper sur toutes les difficultés qui émergeront afin de construire une réponse contextualisée et adaptée. Par exemple, en période de confinement, comment donner accès à l’épicerie sociale et solidaire aux plus démunis ?
Avec votre équipe, balayez tous les cas de figure possibles, déterminez tous les scénarios envisageables et formalisez le nouveau mode opératoire.
Vous pouvez utiliser le QQOQCCP « Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi ? », qui vous permettra de collecter rigoureusement mais rapidement les informations nécessaires.
Ce travail vous permettra à la fois de gérer les urgences et d’organiser la continuité de l’activité de votre service.
Organisez de nouvelles modalités de travail
Vous devez fixer des règles de fonctionnement claires : rythme de réunions, modalités de communication et outils à déployer rapidement pour être opérationnel à distance.
Faites un point précis sur les ressources humaines autonomes mobilisables et nécessaires au maintien de l’activité, de votre service. Déterminez les moyens matériels dont ils auront besoin : ordinateur, téléphone, scanner, imprimante.
Désignez un référent pour chaque sujet afin de favoriser le travail en autonomie en attendant les réunions de reporting.
Il convient d’intensifier les feedbacks en instituant des rituels. Par exemple, bloquez dans les agendas de l’équipe de crise un créneau fixe, quotidien, en visioconférence pour faire le point sur la situation, les avancées et les problématiques rencontrées.
Communiquez mieux et plus
Le choix des outils de communication est essentiel puisque l’information est, par définition, la matière première.
Du fait de l’éloignement, vous avez besoin de vous appuyer sur des règles et des objectifs clairs et explicites. Malgré la distance, vous et vos équipes devez pouvoir compter les uns sur les autres. Garder un discours franc et transparent pour maintenir les équipes dans la confiance et dans une dynamique tournée vers la réussite collective.
L’enjeu est de fédérer, favoriser la cohésion et permettre les échanges.
Montrez l’exemple
Même en travaillant à distance chez vous, vous devez conserver une grande rigueur à la fois dans l’environnement que vous donnez à voir (évitez la cuisine ou la chambre) que dans votre posture.
Veillez à conserver une tenue vestimentaire adaptée à une situation de travail et surtout respectez les horaires, soyez ponctuel aux réunions que vous avez fixées.
Votre attitude doit être proactive ce qui ne pourra que renforcer votre leadership auprès de vos équipes. Soyez toutefois vigilants, vous ne pourrez pas éteindre tous les feux seul, vous devez déléguer et faire confiance à vos collaborateurs.
Tirez des leçons de la crise
Une fois l’épisode passé, réalisez un bilan avec votre équipe : la réactivité était-elle au rendez-vous, les réponses et les outils adoptés étaient-ils appropriées… Ceci permettra de réaliser le chemin parcouru, déterminer les points positifs, les axes d’amélioration. Vous pourrez alors capitaliser sur cette expérience pour élaborer à froid, des procédures sur lesquels vous pourrez vous appuyer en cas de nouvelle crise.
Sommaire du dossier
- Article 01 - Les associations se mobilisent pour maintenir la distribution de l’aide alimentaire, avec difficulté
- Article 02 - Covid-19 : la communication tardive du Gouvernement en direction du secteur social et médico-social
- Article 03 - La téléconsultation contre l’épidémie
- Article 04 - Les travailleurs sociaux face à la peur de la contamination
- Article 05 - Le secteur de l’aide à la personne fait front, malgré la pénurie
- Article 06 - Coronavirus : priorité au maintien à domicile pour le handicap
- Article 07 - À Lyon, les professionnels de santé et les acteurs du médico-social font face à la crise
- Article 08 - Le logement a rarement autant été une question de vie ou de mort
- Article 09 - La psychiatrie craint les conséquences du confinement
- Article 10 - Les procédures judiciaires à l’épreuve du Covid-19
- Article 11 - Covid-19 : les dérogations possibles au fonctionnement des ESMS
- Article 12 - Coronavirus : l’ESS craint pour ses missions sociales
- Article 13 - Les professionnels de la petite enfance font face au black-out
- Article 14 - Coronavirus : la cyberpsychologie au chevet des soignants
- Article 15 - Les services de protection de l’enfance tiraillés entre crise sanitaire et maintien de la prise en charge
- Article 16 - Coronavirus : l’intelligence artificielle, une alternative fiable
- Article 17 - Le suivi téléphonique, un pis-aller en attendant la reprise
- Article 18 - 5 conseils pour manager vos équipes à distance
- Article 19 - Coronavirus : des ressources pour faire face
- Article 20 - Le confinement des Ehpad doit se décider au cas par cas
- Article 21 - Les Hauts-de-France créent une réserve sociale
- Article 22 - Les écogestes du confinement, la prévention de l’exposition aux champs électromagnétiques
- Article 23 - Coronavirus : sur les marchés publics la commission européenne reste timide
- Article 24 - Le rapport Guedj pose les jalons de l’après-crise
- Article 25 - Covid-19 : comment les territoires font face
- Article 26 - « Il faut que les silos s’arrêtent et qu’on apprenne à travailler ensemble » – Thierry d’Aboville, secrétaire général de l’union nationale ADMR
- Article 27 - Les 27 cherchent la sortie de crise
- Article 28 - Coronavirus : un protocole national pour les visites dans les EMSS
- Article 29 - Les centres de rétention restent ouverts
- Article 30 - Coronavirus : quelles sont les restrictions pour la petite enfance, le scolaire, et le périscolaire ?
- Article 31 - Malgré le confinement, le soutien à la parentalité cherche à garder le lien
- Article 32 - Face à la crise sanitaire, les maires au secours de leurs administrés
- Article 33 - Les personnels sont sur les genoux
- Article 34 - Les Hauts-de-Seine accompagnent les jeunes pendant le confinement
- Article 35 - Coronavirus : l’école au temps du confinement
- Article 36 - Stop aux féminicides : pendant le confinement, la lutte continue
- Article 37 - Les lois de finances s’adaptent à la crise sanitaire
- Article 38 - Déconfinement : quelles responsabilités pour les décideurs locaux ?
- Article 39 - Assouplissement financier pour les ESSMS : une circulaire détaille les règles
- Article 40 - Coronavirus : et si la deuxième vague était une crise sociale !
- Article 41 - Les Ehpad veulent sortir de la tourmente
- Article 42 - Le dispositif de dépistage se met en place
- Article 43 - Crise sanitaire : dernière minute !
- Article 44 - Coronavirus : un dispositif de prévention pour les enfants à Amiens
- Article 45 - Covid-19 : un tsunami qui interroge l’avenir de la Sécurité sociale